Что такое мини-АТС?

С появлением в офисах высоких технологий, западные эксперты неоднократно проводили статистические исследования зависимости качества работы от «интеллекта» рабочих мест.
Результаты исследований удивили всех.
До 60% прибыли предприятия не получили из-за несвоевременного обновления парка офисной компьютерной техники, либо из-за некомпетентности сотрудников, которые не умели использовать для своей работы ресурсы высоких технологий.
Но это было в прошлом.

Сейчас без компьютеров просто нельзя представить себе ни одну отрасль. 

Что же касается учрежденческой телефонии, то тут ситуация, мягко говоря, плачевна.
И это не удивительно.
Люди, сфера деятельности которых редко касается высоких технологий, понятия не имеют о возможностях, которые открывает им современные средства связи.
Их познания ограничены лишь использованием услуг ГТС и мобильных телефонов.

А когда заходит речь о стоимости оборудования, которое предназначено для сокращения расходов на связь и улучшения её качества, вообще отказываются слышать.
Так стоит ли вкладывать деньги в связь?
Нужно ли выделять для этого отдельную статью расходов?
Попробуем разобраться. 

Конечно, самым простым способом для реализации связи вашей организации с внешним миром будет несложный тандем Интернет сайта с телефоном, причем в качестве последнего можно использовать мобильный.
Потенциальные клиенты узнают о деятельности из Интернета и связываются по телефону.
Схема простая, но работает она лишь для одного человека.
Конечно, можно написать несколько номеров, и шансы контакта заказчика с исполнителем возрастут.
Можно и приступить к следующему этапу: постоянный человек в офисе (например, офис менеджер), который принимает звонки от клиентов, записывает информацию, и связывается непосредственно с исполнителем.
Но и здесь цифра 60% потери прибылей из-за отсутствия качества сервиса обслуживания клиентов не предел.

Теперь представьте себе такую модель: существует единый телефонный номер 84957888137 и по нему в любой момент времени, круглосуточно, и со стопроцентной вероятностью вам ответят, вас выслушают, вам помогут.
Никто никогда не услышит «занято».
Никто не останется без ответа.
Иногда для этого не нужно будет даже присутствие человека, на том конце провода.
Правда, приятно?
И ведь это не фантастика.
Подобное давно используется.
Это реализует автоматическая телефонная станция, но небольшая - Мини АТС.

Итак, простая схема для небольшого коммерческого офиса с использованием мини АТС малой емкости: оператор телефонной связи (может быть любым: МГТС, провайдер, интернет-провайдер, мобильная связь) предоставляет вам несколько телефонных линий и функцию многоканального номера.

Например, три линии и один телефонный номер 7888137.
Это означает, что в один момент времени, по данному телефонному номеру к вам могут дозвониться три потенциальных клиента.
С увеличением оборотов производительности и расширением организации можно также расширить многоканальность вашего номера за счет увеличения телефонных линий.
И, когда речь будет идти о десяти линиях и больше, целесообразно использовать принципиально иной способ связи от оператора - цифровой поток ISDN PRI , с которым работают цифровые мини АТС, такие,как Panasonic KX-TDA100, KX-TDA200, KX-TDA600 и IP платформ KX-TDE100, KX-TDE200, KX-TDE600, KX-NS1000.

Дальше мы должны решить, как обрабатывать входящие вызовы.
Вариантов несколько.
Самый простой это – секретарь, который будет выполнять функцию коммутатора между телефонной сетью и сотрудниками организации, соединяя их.
Причем в качестве адресата соединения может быть и внешний городской номер, например мобильный телефон.
Заметьте это!

Стандартная ситуация: поступил внешний вызов, с просьбой соединить с определенным сотрудником.
Но сотрудник находится вне офиса.
Секретарь с легкостью переводит звонок на мобильный телефон сотрудника.
Если один секретарь не справляется с вызовами, можно назначить группу секретарей, вызовы на которых будут поступать в соответствии с заданным алгоритмом (по занято, при отсутствии ответа и т.п.).

Возможна также модель и без секретаря.
Автоматизированный оператор телефонист DISA.
Когда на вызовы отвечает приятный женский голос с просьбой набрать внутренний номер сотрудника в тональном режиме или номер отдела, с подробной инструкцией.
А в визитных карточках сотрудники будут указывать добавочные номера: например, 7888137 доб. 222.

А если того или иного сотрудника нет, услуга голосовой почты Panasonic KX-TVM50 или KX-TVM200 предлагает выбрать несколько вариантов: например, «Для того чтобы оставить сообщение этому абоненту нажмите 5, для того чтобы связаться с ним по мобильному телефону нажмите 6, для того чтобы связаться с секретарем нажмите 0».
Причем, оставленное сообщение может автоматически направляться на e-mail сотрудника или на его мобильный телефон.
Возможно, также оставлять различные голосовые меню в зависимости от того, кто вам звонит, тем самым отфильтровывая ненужные вызовы по другим направлениям.
Также имеется возможность создавать очереди звонящих с просьбой оставаться на линии, проигрывая в период ожидания различные саундтреки.
Существует также возможность переадресации входящих вызовов на внешние телефонные номера.

Допустим, секретарь и сотрудники у вас сидят по домам, а мини АТС находится в офисе.
Работа идет в online-режиме и создается впечатление единого офиса.
А реализация CALL центров без мини АТС почти невозможна!

Сокращением расходов на связь также является использование мини АТС.
Сотрудники в пределах офиса могут звонить друг другу бесплатно по заранее запрограммированным коротким номерам.
А использование современной «дешевой» IP-телефонии позволит совершать исходящие междугородние и международные вызовы со значительными скидками.
Благодаря все той же IP-телефонии появляется возможность объединять офисы, находящиеся на огромных расстояниях друг от друга, в единое номерное пространство.
А функция ограничения платных вызовов TRS позволит вам контролировать исходящую связь у различных сотрудников.
Причем, чтобы просмотреть детализацию ваших исходящих звонков за определенный период, не обязательно обращаться к оператору телефонной связи.
Функция встроена в мини АТС!

Скоростной набор и набор с автоматическим выбором маршрутов ARS также заметно облегчит пользование телефонией.
В бюджетных организациях и социальных структурах, а также в различных министерствах использование мини АТС также откроет простоту реализации многих функций.
Ведь телефонная связь в подобных организациях существует далеко не у всех сотрудников.

Часто один телефонный номер выделяется на целый отдел!
Что, согласитесь, не удобно.
А при грамотном построении услуг учрежденческой телефонии, можно не увеличивать количество телефонных линий и номеров ГТС, а использовать их нереализованный потенциал.
А часто и вообще сократить их число, тем самым заметно снизить расходы на телефонную связь.
Также, использование единого факсимильного аппарата в общей сети мини АТС представляется удобным и интересным.

За факсом нет необходимости закреплять городской телефонный номер, ведь любой сотрудник при разговоре способен перевести вызов на внутренний номер факса, который может находиться в автоматическом режиме приема.

Использование различных временных режимов в мини АТС тоже способствует качественному обслуживанию клиентов.
Вызовы в различное время суток могут обрабатываться по-разному.
Например, ночью все вызовы можно направить на другого адресата, отличного от рабочего времени.

В качестве ночного адресата может выступать факс, автоответчик, внешний городской номер или внутренний номер охраны здания.
Таких различных временных режимов может быть до четырех!

Мини АТС малой ёмкости,такие, как аналоговые Panasonic KX-TEB308, KX-TES824, KX-TEM824 или малая цифровая мини АТС KX-TDA30, также прекрасно зарекомендовали себя в использовании в домашних условиях.

Когда хочется установить в каждое помещение квартиры или дома отдельный телефонный номер, и раздать всем домочадцам по переносному устройству микросотовой связи DECT, причем с полным покрытием зоны квартиры или участка, KX-TDA30-идеальный выбор!

Альтернативой железной АТС может служить программная или облачная Asterisk.
А в качестве терминалов в это случае используются SIP телефоны

Авторское право на данную статью принадлежит ООО «Солярис».
Копирование или использование материалов статьи без ссылки на источник запрещено.